Das Team kümmert sich um Einladungen des Oberbürgermeisters oder der Bürgermeister zu Veranstaltungen mit repräsentativem Charakter und die entsprechende Terminkoordination. Hier werden Reden und Grußworte, Gratulationen, aber auch Kondolenzschreiben und Nachrufe verfasst. Auch die Betreuung von Schirmherrschaften erfolgt von hier.