Fachbereiche

Die Referent*innen bereiten Maßnahmen zur Umsetzung der strategischen Ziele für die Geschäftsführung entscheidungsreif auf und koordinieren deren Umsetzung unter Berücksichtigung von Kosten und Wirtschaftlichkeit sowie von internen und externen Einflussfaktoren. Ebenso leiten sie Sonderprojekte mit besonderer Bedeutung und nehmen Sonderaufgaben für die Geschäftsführung wahr.

Das Anliegen- und Beschwerdemanagement ist die erste Anlaufstelle, um Anregungen, Verbesserungsvorschläge, Ideen und Beschwerden anzunehmen und nachzuhalten. 

Die Unternehmenskommunikation umfasst die Öffentlichkeitsarbeit (Internetauftritt, Social-Media) sowie die interne Kommunikation (Intranetauftritt). Die Umsetzung von Sonderaufträgen der Geschäftsführung gehört ebenfalls zu dem vielseitigen Aufgabengebiet. 

Die Revision betreut das Interne Kontrollsystem (IKS) und ist somit für die Ist-Aufnahme und Analyse von wesentlichen Geschäftsprozessen im Rahmen des IKS-Projekts (Regelprüfungen) zuständig. Sie verantwortet zeitgleich aber auch Sonderprüfungen auf Wunsch der Geschäftsführung und koordiniert Anfragen des Rechnungsprüfungsamtes als Schnittstelle. 

Vorschläge zur Verbesserung von Prozessabläufen und -strukturen werden entweder eigenverantwortlich oder gemeinsam mit den Fachbereichen erarbeitet und in der Umsetzung begleitet. 

Darüber hinaus unterstützt die Revision die Korruptionsprävention sowie das Risikomanagement beim IMD.

In der Stabsstelle Sonderprojekte werden alle Maßnahmen bearbeitet, die ein Multiprojektmanagement erfordern und bei denen grundsätzlich eine überwiegende Finanzierung über öffentliche Mittel erfolgt. Die Stabsstelle ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung der geförderten Baumaßnahmen. Dazu gehört das Aufstellen einer notwendigen Projektstruktur für die Einzelprojekte, die Ausschreibung, Planung und Steuerung von Gesamt- und Einzelmaßnahmen der Förderprojekte und in diesem Zusammenhang die Übernahme der Bauherrenfunktion gegenüber externen Projektsteuerern, Planern und sonstigen Beteiligten.

Darüber hinaus stellt die Stabsstelle sicher, dass die Kosten, Termine und Qualitäten sowie für Fördermaßnahmen standardisierte Prozesse implementiert und eingehalten werden.     

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erstellung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise sowie in der Dokumentation der Fördermaßnahmen nach den Vorgaben der jeweiligen Fördergeber.

Der Fachbereich Gebäudemanagement ist zentraler Ansprechpartner für die Nutzer der städtischen Gebäude. Der Bereich vertritt hier die Rolle der Eigentümervertretung; dabei werden alle Aufgaben rund um die städtischen Gebäude gesteuert. 

Zum Bereich GM gehören die Sachgebiete Objektmanagement (inkl. aller Schulhausmeister), Infrastruktur/Dienstleistungen (Reinigung, Grünpflege), Energiecontrolling sowie das Vertragsmanagement.

Dem Fachbereich Baumanagement (BM) obliegt die Planung und Bauleitung von Neubauten, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen, baulicher und technischer Brandschutz und Schadstoffsanierungen in Schulen, Kindergärten, Verwaltungsgebäuden und kulturellen Einrichtungen. 

Zum Bereich des Baumanagements gehören die Sachgebiete Planung, Bauen, Projektmanagement und Instandsetzung mit dem Servicecenter.

Die TGA ist für die Durchführung von Maßnahmen im Bereich der Haustechnik (z.B. Elektro-, Maschinen-, Heizung-, Lüftung- und Sanitäranlagen) zuständig von der Reparatur bis hin zum Neubau. 

Hinzu kommt die Wahrnehmung der Wartungen und wiederkehrenden Prüfungen für alle Haustechnik-Anlagen des IMD. Zudem werden in diesem Bereich technische Systemplaner ausgebildet. 

Der Bereich befindet sich derzeit im Aufbau.

Das kaufmännische Management regelt die finanziellen Angelegenheiten des IMD und ist unterteilt in zwei Sachgebiete „Finanz- und Rechnungswesen“ sowie „Controlling.“

Darüber hinaus ist das Fördermittelmanagement als Stabsstelle unmittelbar der Bereichsleitung unterstellt. 

Das Finanz- und Rechnungswesen ist zuständig für die Erstellung des Jahresabschlusses nach HGB und fungiert hierzu als Hauptansprechpartner für den Wirtschaftsprüfer. Es verantwortet die ordnungsgemäße Buchführung, die fristgerechte Erstellung der Periodenabschlüsse sowie das Forderungs- und Finanzmanagement.

Das Sachgebiet Controlling besteht aus dem Finanz- und Vergabecontrolling sowie dem Kreditmanagement.

Das Finanzcontrolling ist für die Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplans und die unterjährige Berichterstattung verantwortlich. Für die Baumaßnahmen des IMD erfolgt hier auch das vollständige Finanzcontrolling.

Das Vergabecontrolling ist im IMD zuständig für sämtliche Beschaffungsmaßnahmen sowie die Durchführung der Ausschreibungsverfahren. Hier erfolgt die Prüfung und Festlegung der Vergabeart, die Koordination der Vergabeabwicklung zwischen Submissionsstelle und Fachbereich bzw. die Durchführung des Vergabeverfahrens in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich. 

Im Kreditmanagement erfolgt die Aufnahme notwendiger Kredite einschließlich der Umfinanzierung von Altschulden.

Das Fördermittelmanagement dient einerseits als zentrale Anlaufstelle für alle Ämter der Stadt Duisburg, die Fördermittel des Landes NRW, des Bundes oder Europäischen Union beantragen und das IMD mit der Umsetzung der entsprechenden Baumaßnahme beauftragen. 

Andererseits ist das Fördermittelmanagement auch Dienstleister für Kolleg*innen innerhalb des IMD, die diese Projekte umsetzen. Insbesondere wurden hier die anfallenden Verwaltungsaufgaben zentral verankert und so die Bauleiter*innen von administrativen Aufgaben entlastet.

Darüber hinaus werden hier auch Fördermöglichkeiten, die für das IMD intern interessant sein könnten, recherchiert und eigene Förderanträge gestellt.

Im Bereich Personal- und Verwaltungsmanagement sind die Sachgebiete „Personal- und Organisationsmanagement“ sowie „Zentrale Dienste“ verankert. 

Das Sachgebiet Personal und Organisation nimmt in erster Linie Aufgaben der Stellenorganisation, Personlakquise- und auswahl wahr und ist darüber hinaus für die Aus- und Fortbildung sowie die Personalentwicklung zuständig. 

Im Sachgebiet Zentrale Dienste finden sich als Querschnittfunktion Aufgaben der Allgemeinen Verwaltung, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes und des Betrieblichen Eingliederungsmanagement, die Schriftführung für den Betriebsausschuss, die IT-Ausstattung- und Unterstützung sowie die SAP-Organisation inkl. Projekte wieder.